Джейсън Фрайд: Защо в офиса не се върши работа

Джейсън Фрайд има радикална теория, че офисът не е добро място за вършене на работа. На TEDxMidwest той поставя основните проблеми и предлага три неща, които да променят ситуацията.

Джейсън Фрайд: Защо в офиса не се върши работа от TED, ноември 2010

Текст на речта:

Ще говоря за работата, и по-точно защо хората сякаш не успяват да свършат нищо в офиса – проблем, с който всички се сблъскваме. Но нека започнем от самото начало. Съществуват компании, благотворителни организации и всякакви групи, които имат служители или някакъв вид доброволци. И те очакват хората, които работят за тях, да вършат чудесна работа – аз поне бих се надявал на това. Най-малкото да се справят добре, а, да се надяваме, и чудесно. И обикновено компаниите решават, че всички тези хора трябва да се съберат на едно място, за да свършат нещо. Така компанията, фондацията или организацията – освен ако нямате щастието да работите в Африка – кара хората да ходят в офис всеки ден. И така тези компании изграждат офиси. Отиват и купуват сграда или наемат сграда, или вземат на изплащане и я оборудват с разни неща. Оборудват я с маси, бюра, столове, компютри, софтуер, предоставят достъп до Интернет, може би дори хладилник и други неща и очакват техните служители да ходят на това място всеки ден и да работят. Изглежда напълно логично.

Но ако говорите с тези хора или се замислите за себе си, ако си зададете въпроса къде бихте отишли, ако наистина искате да свършите нещо, ще откриете, че никой не отговаря така, както очаква бизнесът. Ако попитате хората: “Къде бихте отишли, ако наистина искате да свършите нещо?”, обикновено получавате три типа отговори. Единият е някакво място, т.е. „локация“ или стая. Другият е някакъв движещ се предмет. И третият е някакъв определен времеви период.

Ето няколко примера. Когато попитам някого – а аз го правя вече 10 години – “Къде отиваш, ако наистина искаш да свършиш нещо?”, получавам отговори като “на верандата”, “на терасата”, “в кухнята”. Или пък някаква допълнителна стая в къщата – мазето, кафенето, библиотеката. Има и отговори като “във влака”, “в самолета” или “в колата”. А понякога ги чувате да казват: “Няма значение къде съм, стига да е наистина рано сутрин или много късно вечерта, или събота и неделя.” Почти никой не казва “в офиса”. Работодателите харчат много пари за офиси и карат хората да ходят там постоянно и въпреки това там не се върши работа.

Каква е причината? Защо е така? Защо се случва? Онова, което ще откриете, ако се замислите, е, че хората отиват на работа и на практика заменят работния си ден със серия от работни моменти. Това се получава в офиса. Вече нямате работен ден, а работни моменти. Сякаш входната врата действа като ренде – влизате и денят ви се разцепва на парченца, защото имате 15 минути тук и 30 минути там, а после се случва нещо, което ви отвлича от работата и трябва да го свършите, а после имате 20 минути, после е обяд. След това имате други задължения, после 15 минути, а някой ви дръпва настрани и ви задава въпрос. И преди да се усетите, е 5 следобед. Правите равносметка и осъзнавате, че не сте свършили нищо. Всички сме минали през това. Вероятно дори вчера, или онзи ден, или преди това. Поглеждате назад и си казвате: “Не свърших нищо днес.” Бях на работа. Седях на бюрото. Използвах скъпия си компютър. Използвах софтуера, който ми казаха. Отидох на срещите, на които ме накараха. Проведох необходимите разговори. Направих всичко. Но в действителност не свърших нищо. Просто задачи. Не свърших нищо съществено.

Истината е, че хората, особено креативните хора – дизайнери, програмисти, писатели, инженери, мислители – имат нужда от дълги периоди без прекъсвания, за да свършат нещо. Не можете да накарате някого да е креативен за 15 минути и наистина да мисли върху даден проблем. Може да се появи бърза идея, но за да се мисли върху даден проблем и за да се осмисли наистина, е нужен дълъг период без прекъсвания. И въпреки че работният ден е осем часа, колко от вас са имали осем часа само за себе си в офиса? Ами седем? Шест? Пет? Четири? Кога за последно сте имали три часа спокойствие в офиса? Два часа? Може би един? Много малко хора наистина разполагат с дълги периоди без прекъсвания в офиса. Това е причината хората да работят вкъщи. Може и да отидат в офиса, но ще го направят много рано сутринта или късно вечерта, когато няма никого, или ще останат след работа, или ще отидат и работят през събота и неделя, или ще свършват нещо в самолета, или в колата, или във влака, защото там никой не ги разсейва.

На тези места има други разсейвания, но ги няма онези, наистина деструктивните, за които ще говоря след малко. Цялото това явление с кратките периоди за работа ми напомня на нещо друго, което не се получава, ако ви прекъсват: това е сънят. Мисля, че сънят и работата са тясно свързани. И не само защото можете да работите, докато спите и да спите, докато работите. Не това имам предвид. Говоря за факта, че сънят и работата са изградени от фази или етапи. Сънят е изграден от фази на съня или етапи – различните хора ги наричат различно. Има пет такива и за да достигнете наистина дълбоките, наистина смислените, фази, трябва да преминете през ранните. И ако ви прекъсват, докато минавате през ранните – ако някой ви побутне в леглото или има шум, или нещо друго се случи – не продължавате, откъдето сте спрели.

Ако ви прекъснат и се събудите, трябва да започнете отначало. Трябва да се върнете назад и да започнете отначало, от първата фаза. И в резултат – понякога може да има дни, в които се будите в седем или осем сутринта, или пък, по което и да е време, и да усещате, че не сте спали добре. Направих нужното – легнах, лежах, но не спах наистина. Хората казват, че отиват да спят, но в действителност те не отиват директно във фазата на дълбок сън, а се предвижват към нея. Отнема време. Трябва да преминете през тези фази. И ако ви прекъснат, не спите добре. Как тогава очакваме – някой тук очаква ли да спи добре, ако го прекъсват през нощта? Не мисля, че някой ще каже „да“. Защо очакваме хората да работят добре, ако ги прекъсват по цял ден в офиса? Как очакваме да си свършат работата, ако идват в офиса, за да бъдат прекъсвани? В това няма логика според мен.

Какви са тези прекъсвания в офиса, които не се случват другаде? Защото и на други места може да се откъснете – да погледате телевизия или да се разходите, или да отскочите до хладилника, или да поседнете на дивана, или каквото решите. И ако говорите с определени мениджъри, те ще ви кажат, че не искат служителите им да работят от вкъщи, защото се разсейват. Ще кажат и понякога това: “Ако не виждам човека, откъде мога да знам, че работи?”, което, разбира се, е абсурдно, но това е една от причините, които изтъкват. И аз съм един от тези мениджъри. Знам защо се случва. Наистина, всички трябва да поработим още върху този въпрос. Но освен това съмнение, мениджърите най-често споменават разсейването. “Не мога да го оставя вкъщи. Ще гледа телевизия или ще се занимава с друго.”

Оказва се обаче, че това не са нещата, които наистина разсейват, защото такива неща правим по своя воля. Вие решавате кога да се разсеете с телевизора. Вие решавате кога искате да включите нещо. Вие решавате кога да се поразходите. В офиса повечето от прекъсванията и разсейванията, които са причина хората да не си вършат работата, са неволни. Нека разгледаме две от тях.

Мениджърите и шефовете ще ви накарат да мислите, че се разсейвате на работа с неща като Facebook, Twitter, YouTube и други подобни сайтове. И дори стигат дотам да забранят тези сайтове в офиса. Някои от вас може да работят на място, на което такива сайтове не са достъпни. Това да не е Китай? Какво става? Не можете да посетите сайт в офиса? И в това е проблемът хората да не си вършат работата? Защото посещават Facebook или пък Twitter? Това е абсурдно. Пълна заблуда. Днес Facebook, Twitter и YouTube са модерният еквивалент на паузата за цигара. Преди 10 години на никого не му е пукало, че хората са излизали да пушат по 15 минути, така че защо сега някой се дразни, че хората посещават Facebook, Twitter или YouTube? Това не са реалните проблеми в офиса.

Реалните проблеми са онова, което аз наричам „М § С“ – мениджърите и срещите. Това са реалните проблеми в офиса днес. „М § С“ са причината да не се върши работа в офиса. Интересното в случая е, че ако се замислите за местата, на които хората вършат работа – като у дома или в колата, или в самолета, или късно вечер, или рано сутрин – там няма мениджъри и срещи. Има други разсейващи фактори, но няма мениджъри и срещи. Това са нещата, които не откривате другаде, но срещате в офиса.

Мениджърите на практика са хора, чиято работа се изразява преди всичко в това да прекъсват другите. В общи линии това им е работата, да прекъсват хората. Те не вършат конкретната работа или конкретните задачи, затова трябва да се уверят, че всички останали го правят, а това е прекъсване. Има много мениджъри по света днес, тъй като има много хора в света днес. И има много прекъсвания в света днес. Все заради тези мениджъри. Те трябва да проверяват постоянно: “Хей, как върви? Покажи ми.” и т.н. Постоянно ви прекъсват в грешния момент. Точно, когато се опитвате да свършите нещо, за което ви плащат, те ви прекъсват.

Това е лошо. Но най-лошото от всичко е онова, което мениджърите правят най-често – срещи. Срещите са токсично, ужасно, отровно нещо по време на работния ден. Всички го знаем. Почти никога няма да видите спонтанна среща, предизвикана от самите служители – не се получава така. Обикновено мениджърите са тези, които организират срещите, за да се съберат служителите на едно място. И това е ужасно разкъсващо за хората – да кажеш: “Хей, виж, ще се съберем 10 човека веднага и ще си направим среща. Не ми пука какво правиш. Трябва да спреш да го правиш и да дойдеш на срещата.” Каква е вероятността всички тези 10 човека да могат да спрат точно в този момент? Ами ако мислят за нещо важно? Ако вършат нещо важно? Изведнъж им казвате, че трябва да спрат да го правят, за да свършат нещо друго. И всички отиват в заседателната зала, събират се и коментират неща, които обикновено нямат значение. Срещите на практика не са работа. Те са места, на които обсъждаш нещата, които трябва да свършиш по-късно.

Освен това срещите има качеството да „се размножават“. Една среща води до друга, която води до трета. Също така, на срещите обикновено твърде твърде много хора, което струва много на организацията. Компаниите често мислят за едночасова среща като за едночасова, но това не е вярно, освен ако няма само един човек на срещата. Ако има 10 човека, е 10-часова среща, а не едночасова. Десет часа, отнети от останалата част от организацията, заради тази едночасова среща, на която вероятно е било необходимо да присъстват само двама- трима, обсъждайки нещо за няколко минути. Вместо това има насрочена дълга среща (защото срещите обикновено се насрочват за интервали от време от по 15, 30, 45 минути или час). И на всичкото отгоре понякога се опитваме да запълним времето на срещата, когато нещата би трябвало да стават бързо.

Така че срещите и мениджърите са два големи проблема днес, особено за офисите. Те не съществуват извън тази среда. Имам няколко предложения, за да улесним ситуацията. Какво да направят мениджърите – или поне просветените – за да превърнат офиса в по-добро място за работа, за да не е той на последно предпочитано място, а на първо? За да започнат хората да казват: “Когато искам наистина да свърша нещо, отивам в офиса.” Все пак офисите са добре оборудвани, всичко, което ви е нужно, за да се свърши работата, е там. А хората не искат да ходят там. Как да променим това? Имам три предложения, които ще споделя с вас. Имам около три минути, което е достатъчно.

Всички знаем за „небрежния петък“. Не знам дали хората още го правят. Но какво ще кажете за четвъртък без приказки? Какво ще кажете да вземете един четвъртък от месеца, или да вземете само следобеда – ще ви улесня максимално? Само следобеда на един четвъртък. Първият четвъртък от месеца – само следобеда – никой в офиса да не може да говори с другите. Да и има пълна тишина? Ще откриете, че огромно количество работа ще бъде свършена, когато никой не говори с никого. Тогава хората наистина вършат нещо, тъй като никой не ги притеснява, никой не ги прекъсва. Така ще им помогнете: да дадете на някого четири часа без прекъсвания, е най-добрият подарък в офиса. По-добър е от компютър. По-добър е и от нов монитор, от нов софтуер или каквото и да е оборудване. Да им дадете четири часа спокойствие в офиса ще е изключително ценно. Ако го изпробвате, съм убеден, че ще се съгласите. И да се надяваме, ще го правите по-често. Може би през седмица или всяка седмица, веднъж на седмица, само следобедите – никой да не може да говори с никого. Ще видите, че наистина помага.

Друго, което можете да опитате, е да преминете от активна комуникация и работа, което е лице в лице, потупване по рамото, поздрав, среща, към по-пасивен модел на комуникация, като използването на е-мейл или някакъв друг софтуер за комуникация. Някои хора ще кажат, че пощата разсейва или че софтуерът за разговори разсейва – всички тези неща са наистина разсейващи, но са разсейващи в момент, в който вие си изберете. Можете да изключите програмата, но не и шефа си. Можете да спрете софтуера, но не и мениджъра. Е-мейлите – можете да ги оставите настрана. Интернет разговорите – можете да ги прекъснете по ваш избор, и когато пожелаете, когато отново сте свободни, да продължите с тях. Защото работата, като съня, става на фази. Ще се потопите в някаква работна дейност, а после ще си починете от работата и тогава може би ще дойде и моментът да си проверите пощата. Много са малко нещата, които са толкова спешни, че трябва да се случат или да бъдат дискутирани още на момента. Мениджърът ви може да окуражи използването на софтуер за интернет разговори, е-мейл и други неща, които да оставите настрана, докато сте заети, и които да можете да погледнете в удобно за вас време.

И последното ми предложение е, ако ви предстои среща и имате правомощията, просто я отменете. Днес е петък – хората обикновено правят срещи в понеделник. Не го правете. Не я местете, направо я отменете. Ще видите, че всичко ще е наред. Всички дискусии, които мислите, че трябва да проведете наведнъж в 9:00 сутринта в понеделник: просто забравете за тях и всичко ще е наред. Хората ще имат приятна сутрин, ще могат да се концентрират на спокойствие и ще видите, че всички неща, които сте мислили, че трябва да направите или кажете на подчинените си, не са били необходими.

Това са няколко предложения, които исках да ви споделя, за да помислите върху тях. Надявам се някои от тези идеи да са били достатъчно провокативни за мениджърите и шефовете, за собствениците и ръководителите, за да се замислят върху тях и да оставят на хората повече време наистина да свършат нещо полезно. Мисля, че резултатът ще е положителен.

Благодаря за вниманието.

Преводът на речта е направен от Стоян Илчев, преводач за TED, и е проверен от Антон Хиков, преводач за TED.

Подобни творби


This entry was posted in За Разума and tagged , , , . Bookmark the permalink.

Comments are closed.